תוכלו להזמין לאירוע שיצרתם גם אנשים שלא משתמשים ביומן Google. ההזמנה נעשית באמצעות כתובת אימייל.
איך מזמינים משתתפים לאירועים
- פותחים את יומן Google במחשב.
- לוחצים על האירוע שרוצים לערוך
עריכת האירוע
.
- משמאל, בקטע 'משתתפים', מתחילים לכתוב את השם של המשתתף ובוחרים אותו מרשימת אנשי הקשר. כדי להזמין משתתפים לא מרשימת אנשי הקשר, אפשר להזין את כתובות האימייל שלהם.
- כדי לסמן שהשתתפות של מישהו היא לא חובה, לוחצים על הסמל 'סימון שלא חובה להשתתף'
ליד השם שלו.
- אם הסמל לא מופיע, מעבירים את העכבר מעל השם של המוזמן.
- כדי לסמן שהשתתפות של מישהו היא לא חובה, לוחצים על הסמל 'סימון שלא חובה להשתתף'
- כשמסיימים לערוך את האירוע, לוחצים על שמירה.
אי אפשר להזמין משתתפים לאירועים שנוצרו אוטומטית מ-Gmail, לימי הולדת, לחגים ולאירועים ביומני ספורט.
אתם יכולים להזמין אנשים שלא משתמשים ביומן Google לאירוע שיצרתם. צריך פשוט לחזור על השלבים שלמעלה ולהזמין את מי שרוצים בעזרת כתובת האימייל שלו.
המשתתפים יקבלו הזמנה באימייל. הם יוכלו ללחוץ על הקישורים כן, לא או אולי שמופיעים באימייל כדי להודיע לכם אם הם מתכוונים להשתתף.
טיפ: כדאי להשתמש ביומן Google עם חשבון Google כדי ליהנות מהחוויה היציבה ביותר. אם אתם משתמשים ביומן Google עם כתובת אימייל לא של Google, אתם עלולים להיתקל בבעיות כשתרצו לשלוח הזמנות ולקבל אישורי השתתפות.
איך מעדכנים את המשתתפים בקשר לאירוע
שליחת הזמנות ועדכונים בקשר לאירועכשאתם מעדכנים אירוע עם משתתפים ביומן Google, אתם יכולים לשלוח להם הזמנה באימייל.
מומלץ להשתמש באימיילים האלה כדי לעדכן את המשתתפים בקשר לאירוע ולשינויים בו. המשתתפים לא יקבלו אימייל אם:
אתם לא חייבים לשלוח התראות באימייל. האירוע עדיין יתעדכן ביומנים של המשתתפים, אלא אם הם:
- משתמשים ביומן Google שהפעילו את ההגדרה רק אם השולח מוכר לי ולא הייתה להם אינטראקציה איתכם, כתובת האימייל שלכם לא שמורה באנשי הקשר שלהם והם לא מאותו דומיין כמוכם.
- בחרו לא להוסיף אוטומטית אירועים ליומן שלהם.
כדאי לדעת: האירוע תמיד מתעדכן ביומנים של המשתתפים אם הם לחצו על "כן" או על "אולי" בהזמנה באימייל.
אנשים שלא משתמשים ביומן Google ואנשים שמשתמשים בו עם כתובת אימייל לא של Gmail מקבלים אימייל, והיומן שלהם מתעדכן בהתאם להגדרות בשירות היומן שלהם.
אתם יכולים ליצור תזכורות כדי להזכיר לעצמכם על האירוע. באירועים שאתם יוצרים, התזכורות נוצרות לפי הגדרת ברירת המחדל שלכם. אתם יכולים ליצור עד 5 תזכורות לכל אירוע. התזכורות:
- לא משותפות עם המשתתפים שמשתמשים ביומן Google. המשתתפים מקבלים תזכורות בקשר לאירוע שלכם בהתאם להגדרות שלהם ביומן Google.
- כן משותפות עם המשתתפים שלא משתמשים ביומן Google. בהתאם לשירות היומן שבו הם משתמשים, הם מקבלים את התזכורות שאתם יצרתם או את התזכורות שהם בחרו לקבל ביומן שלהם.
אם אתם לא מאותו ארגון או שלמשתתפים לא הייתה אינטראקציה איתכם עדיין, יכול להיות שהם יצטרכו לאשר השתתפות בהזמנה שבאימייל כדי שהאירוע יתווסף ליומן שלהם.
מומלץ להזכיר להם, בכל דרך שתרצו, ללחוץ על 'כן' או 'אולי' באימייל כדי לאשר השתתפות באירוע.
- פותחים את יומן Google במחשב.
- לוחצים על אחד מהאירועים.
- ליד מספר המשתתפים, בוחרים אפשרות:
- צ'אט עם המשתתפים
: ייפתח צ'אט חדש או קיים. בצ'אט יהיו רק משתתפים ממקום העבודה, ממוסד הלימודים או מהארגון שהפעילו את הצ'אט.
- שליחת אימייל למשתתפים
: ייפתח אימייל חדש. כל המוזמנים יהיו מכותבים באימייל.
- צ'אט עם המשתתפים
לאפשרויות נוספות של שליחה באימייל:
- נכנסים ל-Gmail במחשב.
- בסרגל השמאלי, לוחצים על סמל היומן
.
- לוחצים על אחד מהאירועים.
- ליד מספר המשתתפים, לוחצים על "שליחת אימייל למשתתפים"
:
ייפתח אימייל חדש. כל המוזמנים יהיו מכותבים באימייל.
אם משתמש אחר שיתף איתכם את היומן שלו, או שהוא חלק ממקום העבודה, הלימודים או הארגון שלכם, תוכלו לבדוק אם הוא פנוי או עסוק כשאתם מוסיפים אותו לאירוע.
- פותחים את יומן Google במחשב.
- לוחצים על חיפוש אנשים מימין.
- מתחילים לכתוב את השם של המשתמש שרוצים להיפגש איתו ובוחרים אותו.
- בפינה הימנית העליונה, לוחצים על סמל היצירה
.
- לוחצים על חיפוש מועד מתאים. אם מי שרוצים להזמין שיתף את היומן, אפשר לבדוק מתי הוא פנוי.
משתתפים מאזורי זמן שונים
אם הזמנתם משתתף מאזור זמן שונה והוא שיתף איתכם את היומן שלו, שעת ההתחלה של הפגישה באזור הזמן המקומי שלו תופיע למעלה, מתחת לשם שלו. שעת הפגישה ביומן שלו מבוססת על אזור הזמן שלו. למידע נוסף על שיתוף יומנים
העברת הזמנות ליומן באימייל
הערה חשובה: אם תעבירו הזמנה, הנמען יוכל לראות את פרטי הפגישה המעודכנים ולשנות את התשובה שלכם אליה.
אם יש לכם הרשאה להזמין אורחים לאירוע, תוכלו להעביר את ההזמנה למוזמנים החדשים באימייל. כשהמוזמנים החדשים יענו להזמנה, הם יתווספו לרשימת האורחים. הם גם יוכלו להזמין אורחים.
אם אתם לא רוצים שהאורחים יוכלו להזמין אורחים אחרים, תוכלו לערוך את האירוע ובקטע "האורחים יכולים:" לבטל את הסימון של התיבה "להזמין אורחים נוספים".
איך בודקים את התשובות להזמנות
כשהמשתתפים מקבלים את ההזמנה באימייל, הם יכולים לענות באמצעות הקישורים "כן", "לא" או "אולי" שמופיעים בהזמנה. כשהמשתתפים מאשרים השתתפות באירוע שלכם, אתם מקבלים התראה באימייל והאירוע מתעדכן.
כדי לבדוק מי ענה להזמנה ומה התשובה שלהם, תוכלו ללחוץ על האירוע ביומן. תוצג רשימה עם שמות המוזמנים, סטטוס אישור ההשתתפות והפרטים שלהם.
טיפ: אתם יכולים לבחור בהגדרות שלא לקבל התראות באימייל בקשר לאישורי השתתפות.
פתרון בעיות
-
אתם יכולים להזמין עד 200 אנשים לאירוע.
-
אם אתם רוצים להזמין יותר אנשים (עד 100,000), אתם יכולים להזמין אותם באמצעות קבוצות Google. איך מזמינים קבוצות לאירועים ביומן?
אם מישהו שרציתם להזמין לא קיבל הזמנה לאירוע שלכם, תוכלו לבקש ממנו:
- לבדוק את תיבת הדואר הנכנס באימייל ולאשר השתתפות באירוע.
- לבדוק את תיקיית הספאם בתיבת האימייל שלו.
- לוודא שהוא לא השבית את ההתראות באימייל על אירועים חדשים.
- אם המוזמן משתמש ביומן Google, תוכלו לבקש ממנו לבדוק את ההתראות באימייל במחשב.
תוכלו גם להסיר את המוזמן מהאירוע ולהוסיף אותו מחדש.
הזמנים מוצעים לפי שעות העבודה והזמינות של המשתתפים.
אם שעות העבודה שאחד מהמשתתפים הגדיר שגויות, יכול להיות שיוצעו זמנים שגויים.