באמצעות הרשאות הגישה של האירועים והמשימות ביומן Google אתם יכולים להחליט מה לאנשים אחרים יש אפשרות לראות.
יש 3 הרשאות גישה:
|
הרשאת גישה |
תיאור |
מתי כדאי להשתמש בה |
|
ברירת המחדל של הרשאות הגישה |
הרשאת הגישה "ברירת המחדל של הרשאות הגישה" תואמת להגדרות השיתוף הראשיות של היומן. אם תשתפו את היומן עם הקולגות שלכם ותתנו להם את האפשרות "לראות את כל הפרטים של האירועים" או הרשאה אחרת עם רמת גישה רחבה יותר, הם יוכלו לראות את פרטי האירועים שלכם. לעומת זאת, אם תשתפו את היומן ותתנו להם את ההרשאה "לראות רק את המצב פנוי/עסוק", הם יוכלו לדעת שאתם לא פנויים. |
פגישות רגילות: השתמשו בהרשאה הזו בישיבות צוות שוטפות, כשאתם משריינים זמן לעבודה או בפגישות רגילות אחרות שבהן אתם רוצים לשמור על כללי השיתוף הרגילים של היומן. |
|
גלוי לכולם |
כל מי שיש לו גישה ליומן שלכם יכול לראות את כל הפרטים של אותו האירוע או אותה המשימה, גם אם בהגדרות השיתוף הראשיות של היומן בחרתם רק להראות את המצב "פנוי/עסוק". |
אירועים חברתיים או אירועים מסוג "לא בעבודה": השתמשו בהרשאה הזו כשאתם רוצים שכולם ידעו איפה אתם או איך להשיג אתכם במקרי חירום, למשל באירועים כמו ארוחות צוות או חסימת זמן "לא בעבודה". |
|
פרטי |
הרשאת הגישה הזו מסתירה את כל הפרטים מכולם, חוץ מכם ומאנשים שאפשרתם להם "לשנות אירועים ולראות את כל הפרטים" או נתתם להם הרשאה אחרת עם רמת גישה רחבה יותר. אנשים אחרים שיפתחו את היומן שלכם יראו רק שכתוב שאתם עסוקים. |
פגישות אישיות או סודיות: השתמשו בהגדרה הזו לפגישות אישיות, לשיחות משוב או לפגישות רגישות על פרויקטים סודיים. |
איך משנים את הרשאות הגישה של אירועים
- נכנסים ליומן Google במחשב.
- פותחים את האירוע ביומן.
- לוחצים על הסמל של עריכת האירוע
ברירת המחדל של הרשאות הגישה.
- בוחרים הגדרה להרשאות הגישה:
- ברירת המחדל של הרשאות הגישה
- גלוי לכולם
- פרטי
- לוחצים על שמירה.
איך משנים את הרשאות הגישה של משימות
חשוב לדעת: אם למשימה יש תאריכי התחלה וסיום, אתם יכולים להגדיר לה הרשאת גישה. משימות בלי תאריכי התחלה וסיום הן תמיד פרטיות ומשתמשים אחרים אף פעם לא יכולים לראות אותן.
- נכנסים ליומן Google במחשב.
- פותחים משימה ביומן.
- לוחצים על סמל העריכה של המשימה
.
- בוחרים הגדרה להרשאות הגישה:
- ברירת המחדל של הרשאות הגישה
- גלוי לכולם
- פרטי
- לוחצים על שמירה.
השוואה בין הרשאות הגישה
היעזרו בטבלה הבאה כדי להבין את הקשר בין הרשאות הגישה לאירועים לבין ההרשאות של היומן הראשי. אם מופיע סימן וי , סימן שכל מי שיש להם גישה ליומן יכולים לראות את כל פרטי האירועים.
| הרשאת גישה | הרשאה ביומן | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| לראות את המצב "פנוי/עסוק" | לראות את כל הפרטים של האירועים | לבצע שינויים (לראות אירועים פרטיים רק כסטטוס פנוי/עסוק) | לבצע שינויים ולראות את כל פרטי האירועים | לבצע שינויים ולנהל את השיתוף | |
| גלוי לכולם | |||||
| ברירת המחדל של הרשאות הגישה | רק "פנוי/עסוק" | ||||
| פרטי | רק "פנוי/עסוק" | רק "פנוי/עסוק" | רק "פנוי/עסוק" | ||
הסבר על הרשאות הגישה
הסבר על הרשאות הגישה לאירועים- אם אתם לא משתפים את היומן או הופכים אותו לגלוי לכולם:
- האירועים לא משותפים עם אף אחד
- רק אתם יכולים לראות אותם
- אם הגדרתם שבמקום האירועים יופיעו המצבים פנוי או עסוק, אנשים שנתתם להם הרשאות שיתוף מסוימות עדיין יוכלו לראות את פרטי האירועים. כדי להגביל את הגישה לאירוע מסוים, הפכו אותו לפרטי.
- אם תתנו למישהו את "לבצע שינויים (לראות אירועים פרטיים רק כסטטוס פנוי/עסוק)", הוא יראה משהו אחר ביומן שלכם. כל אירוע או משימה פרטיים שבהם מסומן שאתם עסוקים יופיעו אצלו כזמן שבו אתם לא פנויים. אירועים ומשימות שבהם מסומן שאתם פנויים לא יופיעו אצלו כשהוא יראה את היומן שלכם.
- אם תזמינו מישהו לאירוע, הוא יחליט איך האירוע יופיע ביומן שלו.
- אם בחרתם לאירוע את ברירת המחדל של הרשאות הגישה, ומי שהזמנתם שיתף את היומן שלו עם אנשים אחרים, אותם אנשים יכולים לראות את פרטי האירוע ביומן של מי שהזמנתם.
- אם בחרתם לאירוע את ברירת המחדל של הרשאות הגישה, והזמנתם חדר ישיבות או משאב אחר, מי שיש לו גישה ליומן של המשאבים יכול לראות את פרטי האירוע.
- גם אם האירוע מוגדר כפרטי, אם תזמינו משתתפים או חדרים, יכול להיות שהמשתתפים יוכלו לראות חלק מהפרטים הבאים:
- שעת ההתחלה של האירוע
- שעת הסיום של האירוע
- מי יצר את האירוע
- לאירועים חוזרים יכולה להיות רק את אותה הרשאת גישה: ברירת המחדל, פרטיים או גלויים לכולם. אם תשנו את הרשאת הגישה של אחד או חלק מהאירועים בסדרה, היא תשתנה לכולם.
- כברירת מחדל, גם אם שיתפתם את היומן, משימות שיש להן תאריכי התחלה וסיום נשארות פרטיות, אלא אם תתנו למישהו הרשאה עם רמת גישה רחבה יותר, כמו "לבצע שינויים ולראות את הפרטים של כל האירועים", או אם תתנו למשימה ספציפית הרשאת גישה אחרת.
- אם תגדירו שמשימה עם תאריכי התחלה וסיום תופיע כזמן שבו אתם עסוקים, אנשים אחרים יוכלו לראות שיש משהו ביומן שלכם, אבל לא את פרטי המשימה. רק מי שיכול "לבצע שינויים ולראות את הפרטים של כל האירועים" או שיש לו הרשאה אחרת עם רמת גישה רחבה יותר יכול לראות את הפרטים. אתם יכולים גם לתת למשימה הזו הרשאת גישה אחרת.
- אם תשנו את הגדרות השיתוף של היומן, הן יתעדכנו רק במשימות עתידיות שתיצרו.