In Google Agenda kun je de zichtbaarheid van individuele afspraken en taken wijzigen om te bepalen wat anderen kunnen vinden.
Er zijn 3 zichtbaarheidsinstellingen:
|
Zichtbaarheidsinstelling |
Beschrijving |
Voorbeeld |
|
Standaardzichtbaarheid |
De instelling Standaardzichtbaarheid neemt de belangrijkste instellingen voor delen van je agenda over. Als je je agenda deelt met collega's en ze het recht 'Afspraakdetails tonen' of hoger geeft, kunnen ze details over je afspraak vinden. Als je je agenda alleen deelt met het recht Beschikbaar/bezet tonen, zien ze alleen dat je bezet bent. Als je de algemene instellingen voor delen van je agenda wilt wijzigen, vind je hier hoe je kiest wat anderen met je agenda kunnen doen. |
Reguliere vergaderingen: Gebruik deze instelling voor standaard teamoverleg, focusblokken of projectupdates die de normale regels voor het delen van je agenda volgen. |
|
Openbaar |
Iedereen die toegang heeft tot je agenda, kan alle details van deze specifieke afspraak of taak vinden, ook als je agenda in het algemeen is beperkt tot alleen beschikbaar of bezet tonen. |
Sociale of afwezigheidsafspraken: Gebruik dit voor een teamlunch of een afwezigheidsblok waarbij je wilt dat iedereen weet waar je bent of hoe ze je in noodgevallen kunnen bereiken. |
|
Privé |
Met deze instelling worden alle details verborgen voor iedereen behalve jij en personen aan wie je het toegangsrecht 'Wijzigingen aanbrengen in afspraken en alle afspraakdetails bekijken' of hoger hebt gegeven. Anderen die je agenda bekijken, zien een blok met de aanduiding Bezet. |
Afspraken of vertrouwelijke vergaderingen: Gebruik deze instelling voor persoonlijke afspraken, functioneringsgesprekken of gevoelige projectvergaderingen waarbij het onderwerp vertrouwelijk moet blijven. |
De zichtbaarheid van een afspraak wijzigen
- Ga op je computer naar Google Agenda.
- Open een afspraak in je agenda.
- Klik op Afspraak bewerken
Standaardzichtbaarheid.
- Selecteer een zichtbaarheidsinstelling:
- Standaardzichtbaarheid
- Openbaar
- Privé
- Klik op Opslaan.
De zichtbaarheid van een taak wijzigen
Belangrijk: Je kunt de zichtbaarheid van een taak alleen aanpassen als deze een begin- en eindtijd heeft. Taken zonder begin- of eindtijd zijn altijd privé en nooit zichtbaar voor anderen.
- Ga op je computer naar Google Agenda.
- Open een taak in je agenda.
- Klik op Taak bewerken
.
- Selecteer een zichtbaarheidsinstelling:
- Standaardzichtbaarheid
- Openbaar
- Privé
- Klik op Opslaan.
Zichtbaarheidsinstellingen vergelijken
Gebruik de tabel hieronder om te begrijpen hoe zichtbaarheidsopties invloed hebben op je primaire agenda. Als er een vinkje staat, betekent dit dat alle afspraakgegevens worden getoond aan iedereen die toegang heeft tot je agenda.
| Zichtbaarheidsinstelling | Recht | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Beschikbaar/bezet tonen | Afspraakdetails bekijken | Wijzigingen aanbrengen (privéafspraken weergeven als beschikbaar/bezet) | Wijzigingen aanbrengen en alle afspraakdetails bekijken | Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren | |
| Openbaar | |||||
| Standaardzichtbaarheid | Alleen beschikbaar/bezet tonen | ||||
| Privé | Alleen beschikbaar/bezet tonen | Alleen beschikbaar/bezet tonen | Alleen beschikbaar/bezet tonen | ||
Meer informatie over zichtbaarheidsinstellingen
Inzicht in de zichtbaarheid van afspraken- Als je je agenda niet deelt of openbaar maakt, geldt het volgende voor je afspraken:
- Ze worden niet gedeeld met anderen
- Ze zijn alleen zichtbaar voor jou.
- Als je instelt dat afspraken in je agenda voor iedereen alleen worden weergegeven als Beschikbaar of Bezet, kunnen de afspraakgegevens nog steeds zichtbaar zijn voor anderen aan wie je andere deelrechten hebt toegewezen. Als je de zichtbaarheid van individuele afspraken wilt beperken, stel je de afspraak in op Privé.
- Als je iemand de rechten voor 'Wijzigingen aanbrengen (privéafspraken weergeven als beschikbaar/bezet)' geeft, ziet diegene je privé-items anders op basis van de status van de afspraak. Privéafspraken of -taken die zijn gemarkeerd als Bezet, worden getoond als een bezet blok. Items die zijn gemarkeerd als Beschikbaar, worden verborgen in hun weergave van je agendaraster.
- Als je iemand uitnodigt voor een afspraak, kan die persoon bepalen hoe je afspraak in hun agenda wordt getoond.
- Als je voor je afspraak Standaardzichtbaarheid hebt ingesteld en de genodigde de eigen agenda heeft gedeeld met anderen, kunnen die personen de afspraakgegevens vinden in de agenda van de genodigde.
- Als je afspraak is ingesteld op Standaardzichtbaarheid en je een vergaderruimte of andere faciliteit boekt, kunnen mensen met toegang tot de agenda van de faciliteit ook de afspraakgegevens vinden.
- Zelfs als je de afspraak instelt als privé, kunnen sommige gegevens nog steeds zichtbaar zijn voor anderen als je gasten uitnodigt of ruimtes boekt. Dit kunnen onder meer de volgende gegevens zijn:
- Begintijd van afspraak
- Eindtijd van afspraak
- Maker van afspraak
- Terugkerende afspraken kunnen maar één zichtbaarheidsinstelling hebben. Alle afspraken in een reeks moeten op standaard, privé of openbaar zijn ingesteld. Als je de zichtbaarheid wijzigt voor één instantie of een subset van afspraken in een reeks, wordt dit toegepast op de hele reeks.
- Zelfs als je je agenda deelt, blijven taken met een begin- en eindtijd standaard privé. Dit verandert alleen als je anderen de rechten 'Wijzigingen aanbrengen en alle afspraakdetails bekijken' (of hoger) geeft voor je agenda, of als je de zichtbaarheid van een specifieke taak aanpast.
- Als je een taak met een begin- en eindtijd instelt op Bezet, wordt de taak zichtbaar voor anderen. De taakdetails zijn echter verborgen, tenzij je anderen de rechten 'Wijzigingen aanbrengen en alle afspraakdetails bekijken' (of hoger) geeft voor je agenda of de zichtbaarheid van deze specifieke taak aanpast.
- Als je de instellingen voor delen van een agenda wijzigt, worden deze toegepast op toekomstige taken die je maakt.