บริการที่รองรับและประเภทข้อมูล

ห้องนิรภัยจะเข้าถึงอีเมลได้ทันทีที่ Gmail ได้รับอีเมล

Gmail จะจัดทำดัชนีรวมประมาณ 1 MB ต่ออีเมล สำหรับการกรองอีเมลในกฎการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว และการค้นหา โดย 1 MB จะเท่ากับข้อความประมาณ 250 หน้า หากข้อความในอีเมลมีขนาดน้อยกว่า 1 MB และอีเมลมีไฟล์แนบ ระบบจะจัดทำดัชนีไฟล์แนบจนกว่าข้อมูลรวมจะครบ 1 MB

มีเพียงข้อมูลที่จัดทำดัชนีแล้วเท่านั้นที่จะค้นหาได้ในห้องนิรภัย แต่ข้อความและไฟล์แนบทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรวมถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่มีไฮเปอร์ลิงก์ จะรวมอยู่ในการส่งออกของห้องนิรภัย

Gmail จะจัดทำดัชนีข้อมูลต่อไปนี้

• ข้อความในอีเมล - สูงสุดประมาณ 250 หน้า
• ไฟล์แบบข้อความที่แนบโดยตรงไปกับอีเมล - คุณจะจัดทำดัชนีไฟล์แบบข้อความส่วนใหญ่ เช่น PDF, XLSX และ DOCX ที่แนบโดยตรงไปกับอีเมลได้ โดยไฟล์แนบเหล่านี้จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราว คุณสามารถค้นหาไฟล์แนบที่เป็นไฟล์แบบข้อความได้ (หากมีการจัดทำดัชนี) โดยจะแสดงผลอยู่ในผลการค้นหาและรวมอยู่ในการส่งออก
• ไฟล์อื่นๆ ที่แนบโดยตรงไปกับหรือฝังอยู่ในอีเมล - สำหรับไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง ไฟล์รูปภาพ และไฟล์ไบนารีที่รวมอยู่ในหรือแนบไปกับอีเมล ระบบจะจัดทำดัชนีข้อมูลเมตาของไฟล์ เช่น ชื่อไฟล์ แต่จะไม่จัดทำดัชนีเนื้อหาของไฟล์ โดยไฟล์แนบและไฟล์ที่ฝังเหล่านี้จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราว ซึ่งจะแสดงผลอยู่ในผลการค้นหาและรวมอยู่ในการส่งออก
• ลิงก์ไปยังไฟล์ Google Workspace ในไดรฟ์ - เมื่อมีคนใช้อีเมลเพื่อแชร์ Google เอกสาร ชีต สไลด์ หรือฟอร์ม อีเมลจะมีลิงก์แทนสำเนาของไฟล์ที่แนบไป เนื่องจากระบบจะจัดเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ในไดรฟ์ ไฟล์ดังกล่าวจึงไม่รวมอยู่ในอีเมลเมื่อคุณเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา หรือส่งออกอีเมล
• ลิงก์ไปยังเนื้อหาในบริการเพิ่มเติมของ Google - ผู้ใช้ยังแชร์ลิงก์ไปยังเนื้อหาที่เก็บไว้ในผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google เช่น YouTube หรือ Google Photos ได้ด้วย แต่ห้องนิรภัยจะไม่รองรับบริการเพิ่มเติมของ Google ดังนั้นคุณจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา หรือส่งออกเนื้อหาดังกล่าวไม่ได้

ห้องนิรภัยรองรับไฟล์ที่แนบโดยตรงหรือฝังอยู่ในข้อความ ไฟล์วิดีโอ เสียง รูปภาพ และไฟล์ไบนารีที่ฝังหรือแนบในข้อความจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราว ซึ่งจะแสดงผลอยู่ในผลการค้นหาและรวมอยู่ในการส่งออก

ผู้ใช้จะส่งข้อความอีเมลด้วยบริการหลักบางอย่างนอกเหนือจาก Gmail ได้ เช่น

• ปฏิทิน - คำเชิญขาออกและอีเมลที่ส่งด้วยตัวเลือกส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมในปฏิทิน
• ไดรฟ์ - เนื้อหาในข้อความที่ส่งเมื่อผู้ใช้แชร์ไฟล์ในไดรฟ์
• Google เอกสาร, ชีต, สไลด์ และวาดเขียน - ข้อความที่ส่งโดยแอปเมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลไฟล์เป็นไฟล์แนบ
• ฟอร์ม - ข้อความอีเมลที่มีแบบฟอร์มหรือลิงก์ไปยังแบบฟอร์ม
• Keep - ข้อความอีเมลที่ส่งเมื่อผู้ใช้แชร์โน้ตใน Keep

เมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลผ่านบริการหลักอื่นๆ ที่ไม่ใช่ Gmail ระบบจะไม่จัดเก็บข้อความขาออกในโฟลเดอร์ส่งของผู้ใช้ Gmail โดยค่าเริ่มต้น เว้นแต่ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะตั้งพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม ซึ่งจะบันทึกอีเมลเหล่านี้ในโฟลเดอร์ส่งของผู้ใช้ โดยห้องนิรภัยจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงอีเมลเหล่านี้ หากไม่มีพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยจะไม่มีผลกับอีเมลเหล่านี้ และระบบจะไม่แสดงผลอีเมลดังกล่าวในการค้นหาห้องนิรภัย

หมายเหตุ: พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมจะมีผลกับบริการหลักของ Google Workspace เท่านั้น ซึ่งบริการเพิ่มเติมของ Google บางอย่างสามารถส่งข้อความอีเมลให้กับผู้ใช้ได้ อีเมลที่ส่งจากบริการดังกล่าวอาจไม่ได้จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์อีเมลที่ส่งแล้วของผู้ใช้ และห้องนิรภัยอาจเข้าถึงไม่ได้

ข้อความอีเมลแบบไดนามิกจะมีมาร์กอัปที่แสดงเนื้อหา AMP ภายใน Gmail ผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google ส่งข้อความที่มีเนื้อหา Accelerated Mobile Pages (AMP) ได้ และผู้ใช้ในองค์กรอาจได้รับข้อความอีเมลแบบไดนามิกจากผู้ส่งภายนอกได้เช่นกัน

หากใช้อีเมลแบบไดนามิก ผู้ใช้ Gmail จะดำเนินการดังตัวอย่างต่อไปนี้ได้

• ดูความคิดเห็นใน Google เอกสารตามที่มีอยู่ในขณะที่ผู้ใช้เปิดข้อความแจ้งเตือนใน Gmail ได้
• ตอบความคิดเห็นหรือทำเครื่องหมายว่าแก้ปัญหาโดยไม่ต้องเปิดเอกสาร
• ตอบกลับคำเชิญในปฏิทินและตอบแบบสำรวจ

แหล่งที่มาเดิมของข้อความอีเมลแบบไดนามิกมีเนื้อหาที่คล้ายกัน 3 ประเภทดังนี้

• ข้อความธรรมดา (สำหรับโปรแกรมรับส่งอีเมลที่แสดงได้เฉพาะข้อความธรรมดา)
• HTML (สำหรับโปรแกรมรับส่งอีเมลที่ไม่แสดงเนื้อหาแบบไดนามิก)
• มาร์กอัป AMP เมื่อผู้ใช้ Gmail เปิดอีเมลก็จะเห็นเนื้อหาอินเทอร์แอกทีฟแบบ AMP โดยมาร์กอัปสำหรับ AMP จะรับอัปเดตในขณะที่เปิดอีเมลและแสดงให้ผู้ใช้เห็นทันที

เนื้อหาที่แสดงใน Gmail อาจเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา ซึ่งเป็นลักษณะของอีเมลแบบไดนามิก เช่น การแจ้งเตือนเมื่อมีความคิดเห็นใหม่จากเอกสารใน Google เอกสารที่กำลังใช้งานอาจแตกต่างกันไปในแต่ละวันที่เปิดอีเมล

ห้องนิรภัยรองรับข้อความอีเมลแบบไดนามิก

• การเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราว - กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยจะเก็บรักษารูปแบบ HTML ข้อความธรรมดา และมาร์กอัปสำหรับ AMP ที่รวมอยู่ในข้อความอีเมลแบบไดนามิก แต่ห้องนิรภัยไม่มีวิธีเก็บรักษาเนื้อหาแบบไดนามิกที่ดึงมาแสดงเมื่อผู้ใช้เปิดข้อความอีเมลแบบไดนามิก
• การค้นหา - ห้องนิรภัยสามารถค้นหาข้อความทั้งในรูปแบบธรรมดาและ HTML ในข้อความอีเมลแบบไดนามิกได้ แต่จะจัดทำดัชนีหรือค้นหามาร์กอัปสำหรับ AMP และเนื้อหา AMP ไม่ได้
• การแสดงตัวอย่าง - เมื่อคุณแสดงตัวอย่างข้อความอีเมลแบบไดนามิก ห้องนิรภัยจะแสดงข้อความในรูปแบบ HTML หากต้องการให้แสดงทุกส่วนของอีเมล รวมทั้งมาร์กอัปสำหรับ AMP ให้คลิกแสดงต้นฉบับ
• การส่งออก - เมื่อคุณส่งออกข้อความอีเมลแบบไดนามิก ข้อความทั้งในรูปแบบธรรมดา รูปแบบ HTML และมาร์กอัปสำหรับ AMP จะรวมอยู่ในข้อมูลที่ส่งออก

ห้องนิรภัยไม่สามารถระบุได้ว่าผู้ใช้ Gmail ได้รับเนื้อหาแบบไดนามิกจริงหรือไม่ในขณะที่เปิดอีเมลที่มีมาร์กอัปสำหรับ AMP ทั้งนี้ Gmail จะไม่แสดงเนื้อหาแบบไดนามิกในสถานการณ์ต่อไปนี้

• ผู้ดูแลระบบปิดใช้อีเมลแบบไดนามิกให้กับองค์กร
• ผู้ใช้เปลี่ยนการตั้งค่า Gmail เพื่อปิดใช้อีเมลแบบไดนามิก

เมื่อปิดใช้อีเมลแบบไดนามิก Gmail จะไม่แสดงเนื้อหา AMP แต่มาร์กอัปสำหรับ AMP จะยังอยู่ในอีเมลต้นฉบับและอยู่ในห้องนิรภัย

อีเมลในโหมดข้อมูลลับที่ส่งจากผู้ใช้ในองค์กร

อีเมลในโหมดข้อมูลลับจากผู้ส่งภายนอก

การใช้ข้อความในโหมดข้อมูลลับ

ข้อมูล Gmail ของผู้ใช้จะมีร่างจดหมาย 3 ประเภทต่อไปนี้

• อีเมลที่ยังไม่ได้ส่งในโฟลเดอร์ร่างจดหมาย - อีเมลเหล่านี้จะได้รับการประมวลผลเหมือนกับอีเมลใน Gmail อื่นๆ โดยจะขึ้นอยู่กับการคงไว้ชั่วคราวและกฎการเก็บรักษาเมื่อไม่มีการยกเว้นร่างจดหมาย นอกจากนี้ยังรวมอยู่ในผลการค้นหาด้วย เว้นแต่คุณจะยกเว้นไว้

  หมายเหตุ: ระบบจะถือว่าเทมเพลตอีเมลเป็นร่างจดหมาย หากกฎการเก็บรักษาลบร่างจดหมายออกถาวรหลังจากเวลาที่กำหนดไว้ เทมเพลตก็จะลบถาวรด้วย

• ร่างจดหมายที่ทิ้ง - ร่างจดหมายที่ทิ้งคืออีเมลที่ผู้ใช้ทิ้งโดยไม่ได้ส่ง โดยร่างจดหมายเหล่านี้จะลบออกจากมุมมองของผู้ใช้ทันที จากนั้น Gmail จะใช้ป้ายกำกับ ^deleted กับร่างดังกล่าว และจะลบถาวรภายใน 30 วันหลังจากทิ้ง ซึ่งร่างจดหมายเหล่านี้จะไม่ขึ้นอยู่กับการคงไว้ชั่วคราวหรือกฎการเก็บรักษา แต่จะค้นหาและส่งออกได้จนกว่าจะลบถาวร
• ร่างจดหมายในเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ - เมื่อผู้ใช้เขียนอีเมล Gmail จะบันทึกอีเมลเวอร์ชันใหม่โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ผู้ใช้หยุดเขียนเป็นเวลา 2-3 วินาที โดยผู้ใช้จะเห็นร่างจดหมายเฉพาะเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น ทั้งนี้ห้องนิรภัยจะค้นหาและส่งออกเวอร์ชันก่อนหน้าได้ แต่เวอร์ชันดังกล่าวจะไม่ขึ้นอยู่กับการคงไว้ชั่วคราวและกฎการเก็บรักษา

  เวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติจะยังคงอยู่ในห้องนิรภัยจนกว่าจะถูกลบถาวร แม้ว่าผู้ใช้จะส่งข้อความดังกล่าวแล้วก็ตาม ซึ่งร่างจดหมายเวอร์ชันต่างๆ ที่สร้างขึ้นโดยไคลเอ็นต์ Gmail ส่วนใหญ่ของ Google (เช่น เว็บ Gmail, Gmail สำหรับ iPad และ iPhone รวมถึง Gmail สำหรับ Android) จะถูกลบถาวรภายใน 1 วันหลังจากที่ Gmail บันทึกร่างจดหมายเหล่านั้น แต่ในบางกรณี ร่างจดหมายเวอร์ชันต่างๆ จะถูกลบถาวรภายใน 30 วัน เช่น เมื่อใช้ไคลเอ็นต์ IMAP ของบุคคลที่สาม

หากต้องการดูเฉพาะอีเมลที่ผู้ใช้รับส่งเท่านั้น คุณก็สามารถยกเว้นฉบับร่างออกจากกฎการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว ผลการค้นหา และการส่งออกได้ ซึ่งการยกเว้นเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติจะทำให้การประมวลผลข้อมูลง่ายขึ้น เนื่องจากคุณจะไม่พบอีเมลเดียวกันในเวอร์ชันที่คล้ายกัน

Gmail จะใช้ป้ายกำกับที่ระบบสร้างขึ้นเพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลและป้ายกำกับที่ผู้ใช้มองเห็น เพื่อให้ผู้ใช้จัดเรียงอีเมลในกล่องจดหมายของตนเองได้ Gmail อาจใช้ป้ายกำกับ finance ที่ระบบสร้างขึ้นกับข้อความที่มาจากธนาคารของผู้ใช้ และใช้ป้ายกำกับ travel ที่ระบบสร้างขึ้นกับข้อความที่มีข้อมูลการจองโรงแรม

ผู้ใช้จะสร้างและใช้ป้ายกำกับที่ผู้ใช้มองเห็นได้ ซึ่งบางครั้งป้ายกำกับเหล่านี้อาจตรงกับป้ายกำกับที่ระบบสร้างขึ้น เมื่อป้ายกำกับทั้ง 2 ประเภทตรงกัน ห้องนิรภัยจะใช้กฎการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว และคำค้นหากับอีเมลที่มีป้ายกำกับที่ผู้ใช้สร้างขึ้น แต่จะไม่ใช้กับอีเมลที่มีป้ายกำกับที่ตรงกันซึ่งระบบสร้างขึ้น หากสร้างกฎการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว หรือคำค้นหาอิงตามป้ายกำกับ อาจทำให้มีการรวมหรือยกเว้นอีเมลมากกว่าที่ต้องการ

ตัวอย่าง

องค์กรของคุณต้องเก็บรักษาข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัทเป็นระยะเวลา 7 ปี และเกิดเหตุการณ์ต่อไปนี้

• พนักงานได้รับแจ้งให้สร้างป้ายกำกับ finance และนำไปใช้กับข้อความที่มีข้อมูลทางการเงินของบริษัท
• พนักงานได้ส่งอีเมลรายการบัญชีบัตรเครดิตของบริษัทไปยังบัญชีงานของตนเอง โดยพนักงานไม่ได้ใช้ป้ายกำกับ finance ที่ผู้ใช้สร้างขึ้น แต่ Gmail ใช้ป้ายกำกับ finance ที่ระบบสร้างขึ้นกับอีเมลเหล่านี้

ในสถานการณ์นี้ กฎการเก็บรักษาซึ่งครอบคลุมอีเมลที่มี label:finance จะเก็บรักษาเฉพาะอีเมลที่ใช้ป้ายกำกับที่ผู้ใช้สร้างขึ้น แต่จะไม่เก็บรักษาอีเมลที่ใช้ป้ายกำกับที่ระบบสร้างขึ้นซึ่งมีรายการบัญชีบัตรเครดิตองค์กรของพนักงาน ในทำนองเดียวกัน คำค้นหาซึ่งครอบคลุมอีเมลที่มี label:finance จะแสดงผลเฉพาะอีเมลที่มีป้ายกำกับที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเท่านั้น แต่จะไม่แสดงผลอีเมลที่มีป้ายกำกับที่ระบบสร้างขึ้นซึ่งมีรายการเคลื่อนไหวของบัญชีธนาคารส่วนบุคคลของพนักงาน

ป้ายกำกับทั่วไปที่ระบบสร้างขึ้น

ห้องนิรภัยจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา และส่งออกรายการต่อไปนี้ที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์และไดรฟ์ที่แชร์ได้

• เวอร์ชันของไฟล์ใน Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, ฟอร์ม, Sites แบบใหม่, วาดเขียน และ Vids

  โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวอร์ชันที่หัวข้อค้นหาภายในประวัติการแก้ไขของไฟล์

• ไฟล์บันทึกใน Google Meet รวมถึงบันทึกการแชท ข้อความถอดเสียง ถามและตอบ และแบบสำรวจที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งโน้ตที่จดโดย Gemini (ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์บันทึกใน Meet)
• ไฟล์ Jamboard ที่บันทึกไว้ในไดรฟ์ของผู้ใช้
• ไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Google ซึ่งผู้ใช้อัปโหลดไปยังไดรฟ์ (ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลที่ค้นหา)
• ไฟล์ที่เข้ารหัสด้วยการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ของ Google Workspace

ห้องนิรภัยจะไม่ดำเนินการกับรายการต่อไปนี้

• โฟลเดอร์ในไดรฟ์
• ทางลัดของไดรฟ์
• สคริปต์จาก Google App Script และเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้อง

ผู้ใช้จะลิงก์ไฟล์ไปยังไฟล์อื่นได้ในเครื่องมือแก้ไข Google เอกสารบางรายการ เช่น คุณจะแทรกแผนภูมิที่ลิงก์ไปยังข้อมูลในสเปรดชีตของ Google ชีตลงในเอกสารของ Google เอกสารได้ ทุกครั้งที่อัปเดตข้อมูลในสเปรดชีต แผนภูมิในเอกสารก็จะอัปเดตเช่นกัน

หมายเหตุ: ฟังก์ชัน IMAGE ของ Google ชีตสามารถอ้างอิงรูปภาพโดยใช้ URL ได้ เช่น "https://www.example.com/images/logo.jpg" ในกรณีนี้ เมื่อดูตัวอย่างหรือส่งออกสเปรดชีตในห้องนิรภัย ระบบจะดึงข้อมูลรูปภาพจากแหล่งที่มาแบบเรียลไทม์ ห้องนิรภัยจะเก็บและแสดงรูปภาพที่อัปโหลดหรือแทรกลงในสเปรดชีตซึ่งพร้อมใช้งานในเวลาที่ระบุไว้ในการค้นหา 

ระบบจะไม่รวมไฟล์ที่ลิงก์อยู่ในกฎการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว หรือผลการค้นหาที่ใช้กับไฟล์ที่ลิงก์ไปยังไฟล์เหล่านั้นโดยอัตโนมัติ แต่ระบบจะรวมไฟล์ที่ลิงก์เฉพาะเมื่อไฟล์ดังกล่าวตรงกับขอบเขตและเงื่อนไขเท่านั้น เช่น เมื่อคุณค้นหาไฟล์ในไดรฟ์ ห้องนิรภัยจะแสดงผลเฉพาะไฟล์ที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาเท่านั้น แต่หากไฟล์ดังกล่าวลิงก์กับไฟล์ที่ไม่ตรงกับการค้นหา ไฟล์ที่ลิงก์ก็จะไม่รวมอยู่ในผลการค้นหา

ไฟล์ที่มีเจ้าของอยู่ภายนอกองค์กรและแชร์กับผู้ใช้จะไม่ขึ้นอยู่กับการคงไว้ชั่วคราวหรือกฎการเก็บรักษาขององค์กรคุณ

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถค้นหาและส่งออกไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้จากแหล่งที่มาภายนอกได้หากเข้าถึงได้ขณะค้นหาหรือส่งออก

ห้องนิรภัยจะคงไว้ชั่วคราว เก็บรักษา และค้นหาเฉพาะข้อความใน Google Groups ที่เปิดใช้ประวัติการสนทนาเท่านั้น โดยเจ้าของกลุ่มจะเปิดหรือปิดใช้ประวัติการสนทนาให้กับกลุ่มได้ หากเจ้าของกลุ่มสร้างกลุ่มโดยปิดใช้ประวัติการสนทนา ห้องนิรภัยจะเข้าถึงข้อความผ่าน Groups ไม่ได้ แต่อาจเข้าถึงได้ผ่านกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้ (ตามที่ได้รับหรือส่งข้อความ)

หากเจ้าของกลุ่มเปิดหรือปิดใช้ประวัติการสนทนาให้กับกลุ่มที่มีอยู่ ห้องนิรภัยจะเข้าถึงได้เพียงข้อความที่ส่งเมื่อเปิดใช้ประวัติการสนทนาเท่านั้น

ห้องนิรภัยจะเข้าถึงข้อความได้ทันทีที่โพสต์ลงในกลุ่ม เว้นแต่เจ้าของกลุ่มจะเลือกกลั่นกรองข้อความ โดยจะเข้าถึงข้อความที่มีการกลั่นกรองไม่ได้จนกว่าผู้ดูแลจะอนุมัติ หลังจากข้อความดังกล่าวได้รับอนุมัติแล้ว คุณจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา และส่งออกข้อความนั้นได้เช่นเดียวกับข้อความอื่นๆ

Groups จะจัดทำดัชนีรวมประมาณ 1 MB ต่อข้อความ สำหรับการกรองข้อความในกฎการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว และการค้นหา โดย 1 MB จะเท่ากับข้อความประมาณ 250 หน้า หากข้อความในอีเมลมีขนาดน้อยกว่า 1 MB และอีเมลมีไฟล์แนบที่เป็นไฟล์แบบข้อความ ระบบจะจัดทำดัชนีไฟล์แนบจนกว่าข้อมูลรวมจะครบ 1 MB

Groups จะจัดทำดัชนีข้อมูลต่อไปนี้

คุณต้องเปิดใช้ประวัติเพื่อเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา และส่งออกข้อความส่วนตัว (DM) และข้อความกลุ่ม โดยผู้ดูแลระบบ Google Workspace สามารถควบคุมได้ว่าจะเปิดหรือปิดใช้การเก็บประวัติ หรือจะอนุญาตให้ผู้ใช้เลือกเองก็ได้

เมื่อผู้ใช้แชร์ไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์ เช่น เอกสาร ชีต หรือ PDF ระบบของ Chat จะแทรกลิงก์ลงไปแทนการแนบสำเนาไฟล์ไปกับข้อความ เนื่องจากไฟล์ต้นฉบับจะจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ ระบบจะไม่เก็บรักษาไฟล์ดังกล่าวเมื่อคุณเก็บรักษาข้อความแชท ไม่คงไฟล์ดังกล่าวไว้ชั่วคราวเมื่อคุณคงข้อมูลใน Chat ไว้ชั่วคราว หรือไม่แสดงผลในการค้นหาของ Chat คุณสามารถค้นหาโดยใช้ URL ของไฟล์ได้ แต่ห้องนิรภัยจะไม่จัดทำดัชนีชื่อหรือเนื้อหาของไฟล์นั้น

สำหรับไฟล์ประเภทอื่นๆ ที่แนบโดยตรงไปกับข้อความ Chat จะมีลักษณะดังนี้

• ไฟล์จะรวมอยู่ในกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของ Chat และเชื่อมโยงกับข้อความที่แนบไปด้วย
• ห้องนิรภัยจะจัดทำดัชนีชื่อไฟล์และเจ้าของสำหรับการค้นหา และยังจัดทำดัชนีเนื้อหาของไฟล์ประเภทข้อความส่วนใหญ่อีกด้วย (เช่น ไฟล์นามสกุล .pdf, .xlsx และ .docx)

ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรแชทกับผู้ใช้ภายนอกได้ เมื่อได้รับอนุญาต ผู้ใช้ภายนอกและผู้ใช้ในองค์กรจะรับส่งข้อความผ่าน DM ได้ และผู้ใช้ภายนอกจะร่วมพูดคุยในข้อความกลุ่มและพื้นที่ทำงานได้ ในบริบทเหล่านี้ ข้อความที่ส่งถึงและส่งจากผู้ใช้ภายนอกจะขึ้นอยู่กับกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวขององค์กร

หากผู้ใช้ในองค์กรร่วมพูดคุยในข้อความกลุ่มและพื้นที่ทำงานขององค์กรอื่น คุณจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา หรือส่งออกข้อความดังกล่าวผ่านห้องนิรภัยขององค์กรไม่ได้

เมื่อได้รับเชิญเข้าร่วมพื้นที่ใน Chat ผู้ใช้จะดูตัวอย่างข้อความในพื้นที่ทำงานนั้นก่อนเข้าร่วมได้ ระบบจะไม่รวมข้อความที่ผู้ใช้ดูตัวอย่างเมื่อเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว หรือค้นหาข้อมูลใน Chat ของผู้ใช้ดังกล่าว เว้นแต่ว่าผู้ใช้จะเข้าร่วมพื้นที่ทำงานดังกล่าว

ผู้ใช้สามารถเพิ่มการจัดรูปแบบ Rich Text Format ในข้อความ Chat ได้ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง ขีดทับ หรือขีดเส้นใต้ โดยการจัดรูปแบบดังกล่าวจะไม่ได้จัดเก็บในการส่งออกข้อมูลของห้องนิรภัย

ห้องนิรภัยรองรับแชทใน Hangouts แบบคลาสสิกและ Google Talk ซึ่งคุณจะเก็บรักษา ค้นหา และคงข้อมูลต่อไปนี้ไว้ชั่วคราวได้

• Hangouts แบบคลาสสิกที่เปิดใช้การเก็บประวัติ ผู้ดูแลระบบ Google Workspace สามารถควบคุมได้ว่าจะเปิดหรือปิดใช้การเก็บประวัติ หรือจะอนุญาตให้ผู้ใช้เลือกเองก็ได้ โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อประวัติการแชท ห้องนิรภัยจะเข้าถึงการแชททั้งหมดที่เกิดขึ้นในแอป Gmail และ Hangouts แบบคลาสสิกบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้เมื่อเปิดใช้การเก็บประวัติ
• แชทใน Google Talk ที่เปิดการบันทึก ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ไม่สามารถบังคับให้เปิดการบันทึกแชทได้ แต่จะปิดใช้ประวัติการแชทให้กับองค์กรได้

• ข้อความในที่เก็บถาวรของ Gmail จะถูกทำเครื่องหมายว่าลบแล้วหลังจากวันที่ 1 มกราคม 2023 ซึ่งหมายความว่าระบบจะลบข้อความทั้งหมดโดยถาวรหลังจากพ้นระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว เว้นแต่ว่าข้อความนั้นจะได้รับการคุ้มครองโดยกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวของ Chat
• ข้อความใหม่ที่ส่งหลังจากวันที่ 1 มกราคม 2023 จาก Hangouts แบบคลาสสิกจะไม่ซิงค์กับ Gmail
• ผู้ดูแลระบบจะยังใช้ห้องนิรภัยเพื่อค้นหาและส่งออกข้อความ Hangouts แบบคลาสสิกที่ซิงค์กับ Gmail ได้ตราบใดที่ยังไม่มีการลบออกอย่างถาวร แม้จะเป็นช่วงเวลาหลังจากวันที่ 1 มกราคม 2023 ก็ตาม

ห้องนิรภัยจะเข้าถึงรายละเอียดแชทของ Hangouts แบบคลาสสิกดังต่อไปนี้ได้

• ผู้ใช้ทั้งหมดที่เข้าร่วมในแชท
• ข้อความทั้งหมดที่รับส่งระหว่างแชท รวมถึงลิงก์ไปยังไฟล์แนบ
• ชื่อของกลุ่ม Hangouts แบบคลาสสิก (สมาชิกในกลุ่มแชทมีสิทธิ์ตั้งชื่อแฮงเอาท์กลุ่มได้เอง) แต่จะตั้งชื่อแชทระหว่างผู้ใช้ 2 คนไม่ได้
• เวลาเริ่มและสิ้นสุดการแชท

ห้องนิรภัยจะเข้าถึงข้อมูลต่อไปนี้ไม่ได้

• คำเชิญเข้าร่วมแชทที่ยังไม่ได้ยอมรับ หากผู้ใช้ไม่ได้เข้าร่วมแชท ระบบจะไม่เก็บข้อความที่ส่งถึงผู้ใช้รายนั้น
• วิดีโอคอล
• การแชทที่เกิดขึ้นภายใน Google เอกสาร
• รูปภาพ วิดีโอ และไฟล์แนบที่เป็นเสียงที่ส่งใน Hangouts แบบคลาสสิก

ห้องนิรภัยจะรวมกลุ่มข้อความใน Hangouts แบบคลาสสิกไว้เป็นชุดข้อความเดียว โดยระบบจะเพิ่มข้อความไปยังชุดข้อความเรื่อยๆ จนกว่าจะเข้าเงื่อนไขต่อไปนี้

• เวลาผ่านไป 3 ชั่วโมงนับจากการส่งข้อความแชทล่าสุด
• ชุดข้อความมีข้อความมากกว่า 1,000 ข้อความ

เมื่อคุณส่งออกข้อความใน Hangouts แบบคลาสสิก ชุดข้อความทั้งหมดจะรวมอยู่ในไฟล์ส่งออกที่คุณดาวน์โหลด

• Sites แบบใหม่เท่านั้น - เฉพาะเว็บไซต์ที่สร้างใน Sites แบบใหม่เท่านั้นที่รองรับในห้องนิรภัย ระบบจะไม่จัดเก็บเว็บไซต์ที่สร้างใน Sites แบบคลาสสิกไว้ในไดรฟ์และห้องนิรภัยจะเข้าถึงไม่ได้
• เว็บไซต์ภายนอก - เว็บไซต์ที่แชร์กับผู้ใช้จากองค์กรภายนอกจะไม่ขึ้นอยู่กับกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวขององค์กรคุณ คุณสามารถค้นหาเว็บไซต์ภายนอกที่แชร์กับผู้ใช้ได้ แต่ต้องค้นหาจากบัญชีที่ต้องการ หน่วยขององค์กร หรือไดรฟ์ที่แชร์ ทั้งนี้คุณไม่สามารถค้นหาเว็บไซต์ภายนอกโดยใช้ URL ที่เผยแพร่ได้

• เนื้อหาและไฮเปอร์ลิงก์ที่ฝัง - เว็บไซต์จะประกอบด้วยส่วนต่างๆ หลายส่วน ได้แก่ ตัวเว็บไซต์เอง หน้าที่เป็นส่วนหนึ่งของเว็บไซต์ ข้อความ รูปภาพ โค้ดที่ฝัง ไฟล์ที่ฝัง และไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเนื้อหาอื่นๆ

  กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวจะมีผลเฉพาะกับตัวเว็บไซต์เอง หน้าของเว็บไซต์ ข้อความบนหน้าเว็บไซต์ รูปภาพที่อัปโหลด และโค้ดที่ฝังเท่านั้น แต่ไฟล์ที่ฝัง ไฮเปอร์ลิงก์ และสิ่งอื่นๆ ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ในเว็บไซต์จะไม่อยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราว

  คุณสามารถดูตัวอย่างไฮเปอร์ลิงก์ได้ นอกจากนี้ยังดูตัวอย่างไฟล์ที่ฝังได้ด้วย หากระบบรองรับการแสดงตัวอย่าง เช่น ชีตหรือเอกสารที่ฝัง และคุณมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ดังกล่าว แต่การส่งออกจะไม่รวมเนื้อหาของไฮเปอร์ลิงก์และไฟล์ที่ฝัง

วันที่สร้าง

วันที่สร้างเว็บไซต์คือวันที่ผู้ใช้สร้างเว็บไซต์ใหม่ วันที่สร้างจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อผู้ใช้เพิ่มหน้าใหม่

วันที่แก้ไขล่าสุด

ระบบจะอัปเดตวันที่แก้ไขเว็บไซต์ล่าสุดทุกครั้งที่มีการแก้ไข ลบ หรือสร้างตัวเว็บไซต์เอง หน้าที่เป็นส่วนหนึ่งของเว็บไซต์ ข้อความ รูปภาพ หรือโค้ดที่ฝัง เมื่อผู้ใช้ฝังไฟล์ของ Google และวิดีโอ YouTube หรือเนื้อหาอื่นๆ ด้วย URL ระบบจะอัปเดตวันที่แก้ไขล่าสุด แต่หากเนื้อหาที่ฝังมีการเปลี่ยนแปลงเอง ระบบจะไม่อัปเดตวันที่แก้ไขล่าสุดของเว็บไซต์

• ห้องนิรภัยจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา และส่งออกพรอมต์ที่ผู้ใช้ป้อนและคำตอบที่แอป Gemini สร้างขึ้นได้
• ห้องนิรภัยจะไม่เก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา และส่งออกข้อมูลต่อไปนี้
  • ไฟล์สื่อหรือ Gem ที่ผู้ใช้แนบมากับพรอมต์ของแอป Gemini หรือไฟล์สื่อที่แอป Gemini สร้างขึ้นเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของคำตอบให้กับผู้ใช้
  • ข้อมูล Gemini สำหรับ Google Workspace